Cara Mengoperasikan Microsoft Excel
DEFINISIMicrosoft Excel (Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) yang bisa digunakan untuk membuat tabel dan menyajikan data dalam bentuk grafik. Excel dapat mengolah data (biasanya numerik) walalupun datanya dalam skala besar (tetapi tidak terlalu besar, untuk data yang "super besar" Microsoft punya andalan lain yakni Microsoft SQL Server 2005.Karena Excel tergabung dengan Microsoft Office, maka sebagian perintah maupun shortcut yang ada di Microsoft Word juga dapat digunakan di Excel. Pada Excel, dalam satu file bisa menampung lebih dari satu lembar kerja. Itulah sebabnya Excel juga dapat dinamakan workbook. Satu sheet Excel terdiri atas 256 kolom (A … IV). Perpotongan antara sebuah kolom dengan sebuah baris dinamakan dengan cell (sel). Letak cell yang sedang aktif ditandai dengan sebuah kotak segi empat berwarna hitam yang dinamakan dengan pointer cell (sel penunjuk).Penggunaan dasar yang akan dicapai dalam mempelajari Microsoft Excel ini adalah :
Untuk menggunakan Excel, maka harus jalankan Excelnya dulu. Lembar kerja Excel akan terlihat seperti dibawah ini :MEMULAI EXCEL 2000
Excel baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ;
1. Aktifkan komputer terlebih dahulu.2. Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.3. Muncul sejumlah menu, pilih Program.4. Klik Microsoft Excel5. Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong (lihat gambar).6. Excel siap untuk digunakan.Gambar Tampilan Depan Monitor
JENDELA EXCEL 2000Setelah Excel diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1, seperti berikut ;
@font-face { font-family: "Wingdings"; }@font-face { font-family: "Verdana"; }p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal { margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: "Times New Roman"; }div.Section1 { page: Section1; }ol { margin-bottom: 0cm; }ul { margin-bottom: 0cm; } Gambar Workbook Microsoft ExcelJumlah sheet yang ditampilkan pada file baru (new file) dapat diatur melalui menu Tools -> Options -> Tab General -> Sheet in new books (isi sesuai kebutuhan). Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan terhadap sheet dalam book. Yaitu, mengganti nama sheet, menghapus sheet, menyisipkan sheet, atau memindahkan sheet. Semuanya dapat dilakukan dengan melakukan klik kanan (right click) terhadap sheet yang bersangkutan.LEMBAR KERJA@font-face { font-family: "Wingdings"; }@font-face { font-family: "Verdana"; }p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal { margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: "Times New Roman"; }div.Section1 { page: Section1; }ol { margin-bottom: 0cm; }ul { margin-bottom: 0cm; } Untuk menjelajah lembar kerja (sheet), pindahkan sel pointer dengan menggunakan tombol-tombol berikut : : ke atas satu cell : ke bawah satu cell : ke kiri satu cell : ke kanan satu cellPageUp : satu layar ke atasPageDown : satu layar ke bawahCtrl + Home : ke sel A1Ctrl + PageUp : ke sheet sebelumnyaCtrl + PageDown : ke sheet berikutnyaF5 : ke cell tertentuSelain tombol-tombol keyboard di atas, juga dapat menggunakan mouse. Caranya, klik cell yang ingin dituju.DATA DI DALAM EXCELData di dalam Excel dapat dibedakan menjadi dua, adalah:
Contoh memasukkan data :@font-face { font-family: "Wingdings"; }@font-face { font-family: "Verdana"; }p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal { margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: "Times New Roman"; }div.Section1 { page: Section1; }ol { margin-bottom: 0cm; }ul { margin-bottom: 0cm; } Cell B4 merupakan contoh pemasukan rumus ke dalam lembar kerja. Selain rumus, juga bisa menggunakan fungsi-fungsi bawaan (built in) yang disediakan Excel. Beberapa fungsi statistik yang sering digunakan antara lain :=SUM (range) : menjumlahkan. Bisa juga menggunakan icon AutoSum ( Σ )=AVARAGE (range) : mencari nilai rata-rata=MAX (range) : mencari nilai tertinggi=MIN (range) : mencari nilai terendah=COUNT (range) : menghitung cacah data (jumlah record)Pembagian data dalam Excel juga dapat dibedakan atas :
Contoh :=A1 + $B1 : cell A relatif, sedangkan sel B1 absolut pada kolom B.=C$2 * $D$3 : cell C2 absolut pada baris 2, sel D3 absolut pada kolom D dan baris 3.MENGKOREKSIApabila dalam memasukan data terdapat kesalahan-kesalahan, dapat dilakukan koreksi (edit). Perbaikan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
OTOMATISASIKadang kita melakukan pekerjaan yang rutin terhadap lembar kerja, misalnya memberikan nomor 1 s/d 1000 atau mencetak deret genap (2, 4, 6, 8, …) atau mencetak nama hari (senin, selasa, rabu, …) atau mencetak bulan (januari, februari, …, desember). Maka kesemuanya itu menggunakan pola. Excel menyediakan suatu formula guna mewujudkan fungsi otomatisasi. Caranya : Klik Edit -> Fill -> Series.Gambar Series Pada ExcelImpelentasi series ini juga dapat menggunakan bantuan Mouse (drag dan drop mouse) dan kadang membutuhkan kombinasi Mouse + CTRLMEMFORMAT LEMBAR KERJAAgar lembar kerja terlihatan lebih cantik, menu yang digunakan untuk mempercantik lembar kerja adalah Format -> Cell (CTRL+1)Gambar Format Cell Pada ExcelAdapun fungsi dari masing-masing tab adalah sebagai berikut :
FUNGSI STRINGFungsi string adalah fungsi untuk melakukan manipulasi data karakter/string. String sendiri merupakan kumpulan karakter, angka, kombinasi huruf & angka. Misalnya, ditemukan string : 2009-03-888 dimana setiap string mempunyai makna : 2009 (tahun masuk), 03 (kode kelas) dan 888 (nomor urut siswa). Disini kita akan memanipulasi string sesuai kebutuhan.Adapun fungsi string yang dikenal dalam Excel adalah :
FUNGSI LOGIKAFungsi logika adalah fungsi yang dapat digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan yang mengandung pilihan/syarat. Bentuk penulisan (sintaks) dari fungsi logika adalah sebagai berikut := IF (kondisi, pilihan1, pilihan2)Dimana :
Catatan :Jumlah IF = Jumlah Kondisi-1OPERATOR LOGIKAKita juga dapat menyertakan operator logika dalam penulisan kondisi. Adapun operator logika yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :
FUNGSI PEMBACAAN TABEL (LOOK-UP)Tabel merupakan alternatif lain dalam memecahkan masalah-masalah yang mengandung syarat/kondisi dalam Excel, disamping fungsi logika tentunya. Kelebihan dari fungsi pembacaan tabel adalah dapat dimasukan syarat dan pilihan dalam jumlah yang banyak. Adapun langkah-langkah di dalam menggunakan fungsi pembacaan tabel adalah :1. Susun tabel yang akan dibaca (tabel lookup). Tabel lookup dapat diletakkan pada sheet yang sama dengan tabel utama, atau terpisah di sheet yang lain.2. Setelah itu, berikan nama untuk tabel lookup. Perintahnya Insert–Name–Define.3. Gunakan fungsi pembacaan tabel di bawah ini untuk melakukan pengisian :
GRAFIKGrafik merupakan bentuk penyajian lain dari data sehingga akan mudah dimengerti ketika seseorang menganalisa suatu data. Selain dalam bentuk tabel, laporan juga dapat disajikan dalam bentuk grafik. Grafik pada Excel dapat disajikan dalam banyak bentuk dengan sudut elevasi dan perputaran yang dapat di atur sesuai kebutuhan.Disamping itu, langkah-langkah di dalam pembuatan grafik sudah disediakan Excel dalam 4 langkah Wizard. Cara mengaktifkannya wizard tersebut adalah dengan cara meng-klik icon Chart atau klik menu Insert – Chart.Contoh, Ketiklah tabel berikut dan simpan dengan nama anda sendiri.Gambar Grafik Dari Data TabelPENGURUTAN DATAIni adalah cara belajar analisa algoritma, disana akan ditemukan banyak sekali algoritma untuk melakukan pengurutan data (sorting). Excel memberikan sekali kemudahan dalam pengurutan data. Pengurutan data merupakan penyusunan data berdasarkan kunci tertentu secara menaik (A – Z, 0 – 9) atau Ascending. Dan dapat pula secara menurun (Z – A, 9 -0) atau Descending.Untuk mengurutkan data secara cepat, klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan pengurutan data secara menaik (ascending) dan klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan pengurutan data secara menurun (descending). Cara lainnya adalah dengan menggunakan menu yakni Data – Sort.
Gambar Dialog SortingSUB TOTALPerhitungan subtotal pada suatu tabel yang telah diurutkan (sorted) dapat dilakukan dengan mudah di dalam Microsoft Excel dengan fasilitas SubTotals. Perintah yang dijalankan untuk perhitungan subtotal adalah dengan menu Data - SubTotals.
Keterangan :
Untuk menggunakan Excel, maka harus jalankan Excelnya dulu. Lembar kerja Excel akan terlihat seperti dibawah ini :MEMULAI EXCEL 2000
Excel baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ;
1. Aktifkan komputer terlebih dahulu.2. Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.3. Muncul sejumlah menu, pilih Program.4. Klik Microsoft Excel5. Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong (lihat gambar).6. Excel siap untuk digunakan.Gambar Tampilan Depan Monitor
JENDELA EXCEL 2000Setelah Excel diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1, seperti berikut ;
@font-face { font-family: "Wingdings"; }@font-face { font-family: "Verdana"; }p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal { margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: "Times New Roman"; }div.Section1 { page: Section1; }ol { margin-bottom: 0cm; }ul { margin-bottom: 0cm; } Gambar Workbook Microsoft ExcelJumlah sheet yang ditampilkan pada file baru (new file) dapat diatur melalui menu Tools -> Options -> Tab General -> Sheet in new books (isi sesuai kebutuhan). Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan terhadap sheet dalam book. Yaitu, mengganti nama sheet, menghapus sheet, menyisipkan sheet, atau memindahkan sheet. Semuanya dapat dilakukan dengan melakukan klik kanan (right click) terhadap sheet yang bersangkutan.LEMBAR KERJA@font-face { font-family: "Wingdings"; }@font-face { font-family: "Verdana"; }p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal { margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: "Times New Roman"; }div.Section1 { page: Section1; }ol { margin-bottom: 0cm; }ul { margin-bottom: 0cm; } Untuk menjelajah lembar kerja (sheet), pindahkan sel pointer dengan menggunakan tombol-tombol berikut : : ke atas satu cell : ke bawah satu cell : ke kiri satu cell : ke kanan satu cellPageUp : satu layar ke atasPageDown : satu layar ke bawahCtrl + Home : ke sel A1Ctrl + PageUp : ke sheet sebelumnyaCtrl + PageDown : ke sheet berikutnyaF5 : ke cell tertentuSelain tombol-tombol keyboard di atas, juga dapat menggunakan mouse. Caranya, klik cell yang ingin dituju.DATA DI DALAM EXCELData di dalam Excel dapat dibedakan menjadi dua, adalah:
Contoh memasukkan data :@font-face { font-family: "Wingdings"; }@font-face { font-family: "Verdana"; }p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal { margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: "Times New Roman"; }div.Section1 { page: Section1; }ol { margin-bottom: 0cm; }ul { margin-bottom: 0cm; } Cell B4 merupakan contoh pemasukan rumus ke dalam lembar kerja. Selain rumus, juga bisa menggunakan fungsi-fungsi bawaan (built in) yang disediakan Excel. Beberapa fungsi statistik yang sering digunakan antara lain :=SUM (range) : menjumlahkan. Bisa juga menggunakan icon AutoSum ( Σ )=AVARAGE (range) : mencari nilai rata-rata=MAX (range) : mencari nilai tertinggi=MIN (range) : mencari nilai terendah=COUNT (range) : menghitung cacah data (jumlah record)Pembagian data dalam Excel juga dapat dibedakan atas :
Contoh :=A1 + $B1 : cell A relatif, sedangkan sel B1 absolut pada kolom B.=C$2 * $D$3 : cell C2 absolut pada baris 2, sel D3 absolut pada kolom D dan baris 3.MENGKOREKSIApabila dalam memasukan data terdapat kesalahan-kesalahan, dapat dilakukan koreksi (edit). Perbaikan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
OTOMATISASIKadang kita melakukan pekerjaan yang rutin terhadap lembar kerja, misalnya memberikan nomor 1 s/d 1000 atau mencetak deret genap (2, 4, 6, 8, …) atau mencetak nama hari (senin, selasa, rabu, …) atau mencetak bulan (januari, februari, …, desember). Maka kesemuanya itu menggunakan pola. Excel menyediakan suatu formula guna mewujudkan fungsi otomatisasi. Caranya : Klik Edit -> Fill -> Series.Gambar Series Pada ExcelImpelentasi series ini juga dapat menggunakan bantuan Mouse (drag dan drop mouse) dan kadang membutuhkan kombinasi Mouse + CTRLMEMFORMAT LEMBAR KERJAAgar lembar kerja terlihatan lebih cantik, menu yang digunakan untuk mempercantik lembar kerja adalah Format -> Cell (CTRL+1)Gambar Format Cell Pada ExcelAdapun fungsi dari masing-masing tab adalah sebagai berikut :
FUNGSI STRINGFungsi string adalah fungsi untuk melakukan manipulasi data karakter/string. String sendiri merupakan kumpulan karakter, angka, kombinasi huruf & angka. Misalnya, ditemukan string : 2009-03-888 dimana setiap string mempunyai makna : 2009 (tahun masuk), 03 (kode kelas) dan 888 (nomor urut siswa). Disini kita akan memanipulasi string sesuai kebutuhan.Adapun fungsi string yang dikenal dalam Excel adalah :
FUNGSI LOGIKAFungsi logika adalah fungsi yang dapat digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan yang mengandung pilihan/syarat. Bentuk penulisan (sintaks) dari fungsi logika adalah sebagai berikut := IF (kondisi, pilihan1, pilihan2)Dimana :
Catatan :Jumlah IF = Jumlah Kondisi-1OPERATOR LOGIKAKita juga dapat menyertakan operator logika dalam penulisan kondisi. Adapun operator logika yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :
FUNGSI PEMBACAAN TABEL (LOOK-UP)Tabel merupakan alternatif lain dalam memecahkan masalah-masalah yang mengandung syarat/kondisi dalam Excel, disamping fungsi logika tentunya. Kelebihan dari fungsi pembacaan tabel adalah dapat dimasukan syarat dan pilihan dalam jumlah yang banyak. Adapun langkah-langkah di dalam menggunakan fungsi pembacaan tabel adalah :1. Susun tabel yang akan dibaca (tabel lookup). Tabel lookup dapat diletakkan pada sheet yang sama dengan tabel utama, atau terpisah di sheet yang lain.2. Setelah itu, berikan nama untuk tabel lookup. Perintahnya Insert–Name–Define.3. Gunakan fungsi pembacaan tabel di bawah ini untuk melakukan pengisian :
GRAFIKGrafik merupakan bentuk penyajian lain dari data sehingga akan mudah dimengerti ketika seseorang menganalisa suatu data. Selain dalam bentuk tabel, laporan juga dapat disajikan dalam bentuk grafik. Grafik pada Excel dapat disajikan dalam banyak bentuk dengan sudut elevasi dan perputaran yang dapat di atur sesuai kebutuhan.Disamping itu, langkah-langkah di dalam pembuatan grafik sudah disediakan Excel dalam 4 langkah Wizard. Cara mengaktifkannya wizard tersebut adalah dengan cara meng-klik icon Chart atau klik menu Insert – Chart.Contoh, Ketiklah tabel berikut dan simpan dengan nama anda sendiri.Gambar Grafik Dari Data TabelPENGURUTAN DATAIni adalah cara belajar analisa algoritma, disana akan ditemukan banyak sekali algoritma untuk melakukan pengurutan data (sorting). Excel memberikan sekali kemudahan dalam pengurutan data. Pengurutan data merupakan penyusunan data berdasarkan kunci tertentu secara menaik (A – Z, 0 – 9) atau Ascending. Dan dapat pula secara menurun (Z – A, 9 -0) atau Descending.Untuk mengurutkan data secara cepat, klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan pengurutan data secara menaik (ascending) dan klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan pengurutan data secara menurun (descending). Cara lainnya adalah dengan menggunakan menu yakni Data – Sort.
Gambar Dialog SortingSUB TOTALPerhitungan subtotal pada suatu tabel yang telah diurutkan (sorted) dapat dilakukan dengan mudah di dalam Microsoft Excel dengan fasilitas SubTotals. Perintah yang dijalankan untuk perhitungan subtotal adalah dengan menu Data - SubTotals.
Keterangan :